あなたは、中堅ITソリューション企業の「株式会社ネクストステップ・ソリューションズ」営業企画部に所属しています。
昨日付けで課長に昇進したばかりで、チームメンバーは5名です。
今日は火曜日の午前9時30分。あなたは出社後、大量の未読メールの処理に追われています。
13時からは部長主催の全部署長会議が予定されており、それまでにできるだけ案件を処理しておく必要があります。
【前提条件】
- あなたはこれから3分で、未処理案件を20件処理しなければなりません。
- これは、そのうちの1件です。
- 部下とは同じオフィス内で働いており、直接話すことも可能です。
差出人: 鈴木 誠 <m.suzuki@nextstep-sol.co.jp>
日時: 20XX年10月17日(火) 9:05
宛先: あなた <you@nextstep-sol.co.jp>
件名: 【ご報告】来週月曜締切の市場調査レポートについて
課長
昨日より着任おめでとうございます。
営業企画部の鈴木です。これからどうぞよろしくお願いいたします。
早速で恐縮ですが、私が担当しております「A地区の市場調査レポート」の進捗についてご報告です。
本件、来週の10月23日(月)が提出期限となっておりましたが、一部の参考データの収集に想定より時間がかかっており、2日ほど遅れて25日(水)の提出となりそうです。
このレポートは、月末の部内定例会議で使用する参考資料の一部と伺っております。
他の業務への影響は軽微かと存じますが、ご迷惑おかけし大変申し訳ございません。
つきましては、提出期限の変更についてご了承いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社ネクストステップ・ソリューションズ
営業企画部
鈴木 誠
TEL: 03-XXXX-XXXX (内線: 1234)
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回答と解説を見る
正解：C
選択肢Cがベストです。
選択肢Cがベスト
この選択肢が最も優れている理由は、マネジメントの基本である「状況把握」「影響確認」「代替案の検討」「部下育成」という4つの要素をバランス良く含んでいるためです。
- 状況把握と育成: 「具体的な原因」と「困っていること」を尋ねることで、単に遅延という事実だけでなく、その背景にある問題（例：スキルの問題、工数見積もりの甘さなど）を把握しようとしています。これは、今後の再発防止や部下のスキルアップを支援するマネジメントの重要な役割です。
- 影響確認: 「他のタスクへの影響がないか」を確認することで、報告された事象だけでなく、その周辺への波及効果まで考慮するリスクマネジメントの視点を示しています。
- 代替案の検討: 一方的に遅延を許すのではなく、「骨子だけでも先に」と代替案を依頼することで、業務への影響を最小限に抑えようとする姿勢が見られます。これは、プロジェクト管理における基本的な対応です。
- コミュニケーション: まずは報告を感謝し、高圧的ではない姿勢でメール返信することで、部下が今後も問題を報告しやすい関係性を構築しようとしています。これは心理的安全性を確保する上で非常に重要です。
一方、他の選択肢には以下のような問題点があります。
A: 遅延を安易に承認しており、マネージャーとしての状況把握や改善への関与を放棄しています。原因究明や再発防止の機会を失っており、評価は低くなります。
B: この案件の緊急度と重要度を考えると、他の重要な業務を中断してまで即座に口頭で確認する必要性は低いです。部下に不要なプレッシャーを与えかねず、時間管理の観点からも非効率と判断される可能性があります。
重要度：低 ／ 緊急度：低
この案件は、重要度と緊急度のマトリクスにおいて以下のように位置づけられます。
- 重要度： 低
理由：影響範囲が「月末の部内定例会議の参考資料の一部」に限定されており、会社の業績や顧客との契約に直接的な影響を与えるものではないため。 - 緊急度： 低
理由：提出期限は来週月曜日であり、まだ数日間の猶予があります。部下から事前に報告が上がってきているため、今この瞬間に対応しなければ手遅れになるという性質の案件ではありません。
【結論】
この案件は「第2象限：重要だが、緊急ではない」（部下の育成や業務プロセスの改善という観点）または「第4象限：重要でも緊急でもない」（タスク単体の影響度という観点）に分類されます。したがって、優先順位は高くありません。
他のより重要・緊急な案件を優先しつつ、この案件についてはメールで一次対応（選択肢Cのような指示）を済ませ、必要であれば後で時間を設けてフォローアップするのが最も効率的で適切な判断です。
管理職として、部下からの進捗遅延や納期遅延の報告を受けることは日常茶飯事です。このような状況に直面した際に、評価されるマネージャーが持つべきマインドセットと行動原則は以下の通りです。
- 1. 報告を歓迎し、まず感謝を伝える
悪いニュースほど早く報告してもらうことが重要です。遅延を報告した部下をいきなり叱責してはいけません。「まずは報告してくれてありがとう」と伝えることで、チーム内に心理的安全性を醸成し、問題が隠蔽されるのを防ぎます。 - 2. 感情より事実（ファクト）を優先する
「なぜ遅れたんだ！」と感情的に詰問するのではなく、「何が起きていて、いつまでに終わりそうか？」「遅れることで、誰にどんな影響があるか？」という事実を冷静に確認することに徹します。客観的な事実に基づいて、次のアクションを判断するのが鉄則です。 - 3. 部下に「考えさせる」機会を与える
すぐに解決策を提示するのではなく、「どうすればリカバリーできると思う？」「次に同じことを防ぐために、何ができるかな？」と問いかけ、部下自身に考えさせることを意識しましょう。これが部下の問題解決能力を育てることに繋がります。 - 4. 影響度で対応の濃淡を決める
すべての遅延に全力で対応する必要はありません。この問題のように影響が軽微なものは、メールでの指示で済ませ、時間をかけすぎないことが肝心です。一方で、顧客や業績に直結するような重大な遅延には、即座に関係者を集めて対策会議を開くなど、メリハリをつけた対応が求められます。
