あなたは株式会社ネオテック デジタルソリューション事業部 デジタルコンテンツ開発課 課長です。
年度末まで残り1ヶ月。デジタルコンテンツ開発課では、複数の新規プロジェクトが進行しており、人員も増強されて活気があります。
しかし、本年度の部署全体の予算消化状況は厳しく、特に消耗品費と小規模な外部委託費が例年よりも高水準で推移していることが、先週の部署会議で上長から指摘されました。
本日、あなたのメールボックスに経理部からの連絡が入っています。制限時間は3分です。このメールに対して、課長としてどのような初動対応を取るべきか、以下の選択肢の中から最も適切だと思うものを選び、その理由を考慮してください。
差出人: 経理部 予算管理課 鈴木
宛先: デジタルソリューション事業部 各課長
件名: 【重要】〇〇年度 予算執行状況に関するお知らせとご協力のお願い
日時: 〇月〇日（月） 09:00
各課長様
平素より予算管理にご協力いただき、誠にありがとうございます。
さて、〇〇年度も残すところあと1ヶ月となりましたが、現時点での各部署の予算執行状況についてご報告とお願いがございます。
特にデジタルソリューション事業部では、全般的に消耗品費および一部の小規模業務委託費において、年度予算に対する消化率が例年よりも高い水準で推移しており、年度末までに予算超過となる懸念がございます。
つきましては、各課の予算状況を再度ご確認いただき、不要不急の経費支出の見直し、および可能な範囲でのコスト削減にご協力いただけますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お手数ですが予算管理課までお問い合わせください。
今後ともご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
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株式会社ネオテック 経理部 予算管理課
鈴木 太郎
内線: XXXX
回答と解説を見る
正解：C
選択肢Cがベストです。
選択肢Cがベストな理由
選択肢C：「部署内の全メンバーを対象に緊急ミーティングを設定し、経費支出の実態を共有した上で、具体的なコスト削減案を各担当者から募る。」が最も優れています。
- 現場の情報を収集し、実効性のある対策を立てる: 予算超過の具体的な原因や削減可能な項目は、実際に業務を行っている現場の担当者が最もよく把握しています。ミーティングを通じて情報を集めることで、実態に即した効果的な削減策を立案できます。
- 部下の主体性を引き出す: 一方的に指示するのではなく、部下からアイデアを募ることで、当事者意識を高め、コスト削減への協力体制を築きやすくなります。これにより、施策の実効性が向上し、後の実行段階での抵抗も少なくなります。
- 迅速な初動と情報共有: 経理部からの警告を受け、すぐに部署内で問題意識を共有し、具体的な行動に移す姿勢を示すことができます。年度末まで残り1ヶ月という状況において、迅速な対応は非常に重要です。
他の選択肢の課題
- 選択肢Aの課題: 課長自身が分析し、一方的に指示を出す方法は、迅速な対応が可能である一方、現場の実情と乖離した指示となるリスクがあります。また、部下の主体性を損ね、指示への納得感が得られにくい可能性があります。難易度1においては、まず部署内の協力を得て実態を把握することが重要です。
- 選択肢Bの課題: 経理部への詳細な情報要求は重要ですが、それだけでは初動としては不十分です。経理部からの回答を待つ間に時間が経過し、部署内での具体的な行動が遅れる可能性があります。まずは部署内でできる情報収集と対策の検討を始めるべきです。経理部からの詳細情報は、部署内での議論を深める上で後から補足的に活用するのが良いでしょう。
重要度：高 ／ 緊急度：低
この案件の評価マトリクス
- 重要度：高
予算超過は部署の財務健全性、ひいては事業部の業績に直結する問題です。放置すれば会社の信頼や今後の予算配分にも影響を及ぼす可能性があります。管理職として、予算管理は経営責任の一環であり、非常に高い重要度を持ちます。
- 緊急度：低
メールは「予算超過の懸念」を伝えるものであり、「直ちに予算が停止される」といった緊急事態ではありません。年度末まで1ヶ月の猶予があるため、パニックになる必要はありませんが、初動の遅れは問題の深刻化を招きます。計画的な対応が求められるため、緊急度は中〜低と評価します。
マトリクス上の位置づけ
「重要度：高、緊急度：低」の案件として、計画的に取り組むべき課題です。早めに現状把握と原因分析を行い、部下を巻き込みながら具体的な対策を立て、実行していく必要があります。焦らずとも、迅速かつ着実な対応が求められます。
予算超過やコスト削減の案件は、管理職にとって避けて通れない重要なテーマです。アセスメント試験で加点されやすい行動原則は以下の通りです。
- 早期発見・早期対応: 問題の兆候をいち早く捉え、先手を打って対応する姿勢が評価されます。今回のケースも、年度末の1ヶ月前に問題提起があったため、迅速な初動が求められます。
- 情報収集と現状把握: 感覚的な判断ではなく、正確なデータに基づいた現状把握が不可欠です。誰が何にどれだけ使っているのか、具体的な数字を基に議論する姿勢が重要です。
- 部下を巻き込むマネジメント: 予算は会社全体、そして部署全体の資産です。一方的な指示ではなく、部下を当事者意識を持たせて巻き込み、解決策を共に考えるプロセスは、組織全体のパフォーマンス向上にも繋がります。
- 原因分析と再発防止: 目先の削減だけでなく、「なぜ予算超過が起きたのか」を分析し、来年度以降の予算計画や運用に活かす視点も重要です。単なる「節約」で終わらせず、「効果的な投資」と「無駄の排除」のバランスを考えることが管理職の役割です。
- 他部署との連携: 経理部からの情報や協力も不可欠です。必要に応じて積極的にコミュニケーションを取り、問題解決に繋げましょう。
難易度1の問題ではありますが、上記のような管理職としての基本的な資質が問われています。常に「なぜ？」と「どうすればより良くできるか？」を問い続ける習慣が、日々の業務にも活きてきます。
