あなたは株式会社ネオテックソリューションズ 企画推進部 課長 佐藤 健です。3月に課長に昇進し、多岐にわたる企画業務を管掌しています。
本日は金曜日。あなたは本社出張で東京に来ており、現在、ホテルで昼食休憩を取っています。この後、午後2時半からは重要な役員会議が控えており、本社帰社は明日土曜日になります。
ランチを取りながらスマートフォンをチェックしていると、未読メールが大量に届いていることに気づきました。特に件名に「緊急」や「予算」とあるものが目立ちます。普段は落ち着いている社内が、騒然としている様子が伺えます。
急いでメールを確認すると、あなたの管轄する企画推進部で、今四半期の予算が約800万円も大幅に超過していることが発覚しました。原因として、先月の新規AIプロジェクト開発ツールの緊急導入費用、予期せぬシステム障害対応の外部ベンダー費用、一部プロモーション活動費の拡大などが挙げられています。
このままでは四半期決算に大きな影響を及ぼし、会社の業績だけでなく、あなたの部門や自身の評価にも直結する事態です。
残された時間はわずか5分。役員会議までの間に、この緊急事態にどう対処すべきか、限られた情報の中で最善の行動を判断してください。
未読メール（到着日時順）
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差出人: 経理部 部長 田中 雅人
日時: 20XX/04/19(金) 12:45
件名: 【緊急】企画推進部 四半期予算超過に関する至急対応のお願い佐藤課長、
大変申し訳ありませんが、企画推進部の今四半期予算が約800万円の大幅超過となっております。このままでは今期の業績に甚大な影響を及ぼすため、至急対応策を講じていただきたく、ご連絡差し上げました。
つきましては、本日中に削減計画を提出してください。詳細は後ほど改めて経理部より連絡しますが、まずは状況把握と一次対応をお願いします。
田中 -
差出人: 企画推進部 部長 山田 太郎
日時: 20XX/04/19(金) 12:55
件名: Re: 【緊急】企画推進部 四半期予算超過に関する至急対応のお願い佐藤、
田中部長から連絡があった通り、大変な事態だ。私も今、役員会で上層部から厳しく問われている。君の方で状況は把握しているか？
出張中とは承知しているが、何かしら現段階での対応方針と、今後の進め方について、簡潔で構わないから私宛に返信してほしい。
至急頼む。
山田 -
差出人: 企画推進部 主任 鈴木 恵
日時: 20XX/04/19(金) 13:05
件名: 【確認】〇〇プロジェクト開発ツール導入費の請求書について佐藤課長、
お疲れ様です。〇〇プロジェクトのAI開発ツール導入に関するベンダーからの請求書（300万円）ですが、本日中の決済が必要です。しかし、経理部から予算超過に関する緊急連絡が入っており、支払いを一時保留すべきか判断に迷っております。
このツールの導入はプロジェクトの根幹に関わるもので、遅れると全体スケジュールに大きな影響が出ます。ご指示いただけますでしょうか。
鈴木 -
差出人: 営業部 部長 吉田 浩
日時: 20XX/04/19(金) 13:15
件名: 共同プロモーション企画の予算について佐藤課長、
いつもお世話になっております。先ほど経理部から、各部署に予算超過の注意喚起があったと聞きました。先日お話しした来月の共同プロモーション企画（ターゲット層A向け）ですが、当社の販売戦略上、非常に重要な施策です。
企画推進部様の予算状況によっては、計画の見直しもあるのでしょうか？当方としては、何とか当初通り進めたいと考えておりますが…。
吉田
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正解：A
選択肢Aがベストです。
選択肢Aがベストです。
この状況は「緊急度」も「重要度」も極めて高い案件です。限られた時間の中で、管理職として最優先すべきは、関係者への迅速な情報共有と、部門を横断した協力体制の構築です。
【選択肢Aの優れている点】
- 迅速なステークホルダー連携と情報共有： 上司、経理、関係部署（営業部）といった主要なステークホルダーに対し、早急に状況を共有し、問題解決に向けた協力を要請する姿勢は、管理職として不可欠です。一方的な削減ではなく、合意形成を試みることで、部門間の軋轢を最小限に抑えつつ、全体最適の視点での解決を目指せます。
- 危機管理とリーダーシップの発揮： 緊急会議の招集は、あなたがこの問題を主体的に解決しようとする強いリーダーシップを示す行動です。関係者を巻き込むことで、責任分散ではなく、責任ある問題解決へのコミットメントを表明できます。
- 多角的なアプローチ： 支払い保留の検討（鈴木主任への返信）と、部内での削減案検討指示を同時に行うことで、即座の出血を止めつつ、根本的な解決策を探るという多角的なアプローチを取っています。〇〇プロジェクトの支払いについては、即断せずに状況確認と関係者調整が必要であることを示唆しており、リスクマネジメントの意識が高いと言えます。
【他の選択肢の課題】
- 選択肢B（上司への報告のみ）： 上司への報告は重要ですが、それだけでは行動が遅すぎます。関係部署への影響が大きく、経理部からも至急対応が求められている中で、自部門の責任者として具体的なアクションを起こさず、指示を待つだけではリーダーシップ不足と見なされます。
- 選択肢C（一方的な経費凍結と部内指示）： 迅速な行動ですが、他部署への配慮を欠き、組織全体の利益を損なうリスクがあります。特に〇〇プロジェクトのような重要案件の支払いを一方的に停止することは、プロジェクトの遅延やベンダーとの関係悪化を招く可能性があり、リスクが大きすぎます。また、関係部署とのコミュニケーション不足は、今後の協力関係に悪影響を与えます。
重要度：高 ／ 緊急度：高
この案件は、以下のマトリクスに位置づけられます。
- 重要度：高
- 緊急度：高
【重要度：高の理由】
- 企業業績への直接的影響： 約800万円の予算超過は、四半期決算に大きな悪影響を及ぼし、企業全体の利益目標達成を困難にします。
- 部門および自身の評価： 管理職として、部門の予算管理は重要な責務です。予算超過は、あなたの部門の信頼性および自身のマネジメント能力に対する評価に直結します。
- 事業継続性への影響： コスト削減の必要性がある一方で、進行中の重要プロジェクト（例：〇〇プロジェクト、共同プロモーション）の継続性や品質に影響を及ぼす可能性があり、事業全体の推進に支障をきたす恐れがあります。
【緊急度：高の理由】
- 四半期末の逼迫： 四半期決算が目前に迫っており、速やかな対応が求められています。経理部から「本日中に削減計画を提出」という強い要請があります。
- 上層部からのプレッシャー： 山田部長が役員会で説明を求められている状況であり、あなた自身の迅速な対応が求められています。
- 連鎖的な影響： 〇〇プロジェクトの支払い保留や共同プロモーション企画の見直しなど、他部署や外部ベンダーとの関係にも影響を及ぼす可能性があるため、早期の判断と調整が必要です。
「重要度・緊急度ともに高」であるこの案件には、リーダーシップを発揮し、迅速かつ戦略的に関係者を巻き込みながら解決策を導き出すことが求められます。
管理職として予算超過やコスト削減案件に直面した際、アセスメント試験で加点される行動原則は以下の通りです。
- １．迅速な現状把握と情報共有： 問題の根源、規模、影響範囲を正確に把握し、関係する全てのステークホルダー（上司、経理、関係部署、部下）にタイムリーに情報を共有する。隠蔽や遅延は厳禁です。
- ２．全体最適の視点： 自分の部署だけでなく、会社全体にとって何が最善かを常に考える。安易な自部門の利益優先や他部署への責任転嫁は避けるべきです。部門間の協力体制を築くことが重要です。
- ３．優先順位付けと影響度分析： 目の前の問題だけでなく、その解決策が長期的にどのような影響を及ぼすかを分析し、重要度と緊急度に基づいた優先順位を明確にする。短期的な応急処置と、長期的な再発防止策の両方を検討します。
- ４．リスクヘッジと代替案の検討： 一つの行動がもたらすリスクを評価し、複数の選択肢や代替案を検討する。特に、事業継続に不可欠な活動まで止めてしまわないよう注意が必要です。
- ５．リーダーシップの発揮と合意形成： 問題解決に向けて主体的に行動し、関係者を巻き込みながら合意形成を図る。一方的な指示ではなく、対話を通じて協力を引き出す姿勢が評価されます。
- ６．原因究明と再発防止策： 今回の予算超過がなぜ発生したのかを深掘りし、同様の問題が再発しないための仕組みづくりやプロセスの改善案を提示する。これは、単なる対処だけでなく、組織能力向上への貢献を示します。
この手の問題では、「まず動くこと」「関係者を巻き込むこと」「全体最適を考えること」が特に重要視されます。
