あなたはグローバル・イノベーション株式会社 新規事業開発部 課長です。この春に課長に昇進したばかりで、まだ着任して日が浅い状況です。
現在、あなたの直属の上司である田中部長は、重要な海外出張中で、緊急の連絡以外は48時間連絡が取れない状態です。そのような中、あなたはデスクに戻ると未読のメールが複数届いており、その中に経理部からの緊急の連絡が含まれていました。
年度末が迫る中、あなたの部門の予算超過が発覚したようです。この問題にどう対処するか、限られた情報と時間の中で、管理職としての判断力、優先順位付け、組織マネジメント力が試されます。
制限時間は3分とします。
差出人: 経理部 部長 加藤 (kato.accounting@globalinnovation.co.jp)
宛先: 新規事業開発部 各課長 (nd_managers@globalinnovation.co.jp)
Cc: 役員会 (board@globalinnovation.co.jp)
日時: YYYY/MM/DD 15:30
件名: 【最重要】新規事業開発部の予算超過状況と緊急対策について
新規事業開発部の皆様
経理部の加藤です。いつもお世話になっております。
突然のご連絡となり恐縮ですが、当社の会計システムによる最新の予算執行状況を確認したところ、貴 新規事業開発部において、現在までの予算執行額が大幅に計画を上回っており、年度末までに約15%の予算超過となる見込みです。
特に以下の費目での超過が顕著です。
- 研究開発費: 新技術のPoC（概念実証）案件における外部委託費が当初想定を大幅に超過しています。
- 出張交通費: 海外展示会への参加や国内のパートナー企業訪問回数が増加し、旅費・宿泊費が膨らんでいます。
- 消耗品費: 特定のテスト機器や高機能ソフトウェアの購入費用がかさんでいます。
この状況は、全社的な業績目標達成に深刻な影響を及ぼすものであり、既に役員会からも強い懸念が示されています。つきましては、各課において、少なくとも予算の5%相当のコスト削減策を至急立案し、明日、午前9時までに私宛てにメールでご提出ください。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
—
経理部 部長 加藤
グローバル・イノベーション株式会社
電話: 03-XXXX-XXXX
回答と解説を見る
正解：B
選択肢Bがベストです。
選択肢Bがベストな対応です。
-
理由1: 情報収集と問題分析の優先
予算超過という緊急事態において、まず必要なのは正確な状況把握と原因特定です。選択肢Bでは、各プロジェクトリーダーからの直接のヒアリングを通じて、どの費用が、なぜ、どの程度超過しているのかを具体的に把握しようとします。これにより、根拠に基づいた対策を立てることが可能になります。 -
理由2: チームの巻き込みと当事者意識の醸成
問題の解決にチームメンバー（プロジェクトリーダー）を巻き込むことで、彼らに当事者意識を持たせ、自律的なコスト削減のアイデアを引き出すことができます。一方的な指示（選択肢A）よりも、実行可能性が高く、チームのモチベーションを維持しやすいアプローチです。 -
理由3: 迅速性と実行可能性の両立
明日朝9時という限られた期限の中で、闇雲にコストカットするのではなく、削減可能な費目と金額を具体的に洗い出すことに注力します。これにより、経理部に提出する削減策がより具体的で説得力のあるものになります。 -
理由4: 管理職としてのイニシアチブ
上司が不在という状況でも、自ら情報を収集し、チームを動かして問題解決に当たる姿勢は、管理職として求められる主体性とリーダーシップを示すものです。選択肢Cのように判断を他者に委ねることは、リーダーシップの欠如と見なされます。
選択肢Aがベストではない理由:
情報が不足している中で、いきなり全プロジェクトの外部委託費停止や出張却下といった強硬な措置を取ることは、かえって事業活動に深刻なダメージを与え、チームの士気を著しく低下させる可能性があります。本当に重要なプロジェクトや商談まで止めてしまうリスクがあり、マネージャーとして適切な判断とは言えません。
選択肢Cがベストではない理由:
上司が不在であることは事実ですが、緊急事態において管理職には自身の判断で対応する義務があります。経理部に判断を委ねることは、責任転嫁と受け取られかねず、問題解決を遅らせるだけでなく、あなたの管理職としての評価を下げる原因となります。
重要度：高 ／ 緊急度：高
この案件は、以下のマトリクスに位置づけられます。
- 重要度：高
- 緊急度：高
【重要度が高である理由】
部門の予算超過は、会社の財務健全性や業績評価に直接影響を与えます。特に役員会から懸念が示されている点は、会社全体にとって重大な問題であることを示しており、自身の管理職としての評価にも直結するため、非常に重要度が高いと言えます。
【緊急度が高である理由】
経理部からの提出期限が「明日午前9時まで」と明確に設定されており、残された時間が非常に短いです。また、年度末が迫っている状況も、迅速な対応が求められる理由です。上司が不在であることも、あなたが即座に判断・行動する必要がある緊急性を高めています。
予算超過やコスト削減案件に直面した際、管理職としてアセスメント試験で高評価を得るためには、以下の行動原則を意識しましょう。
-
冷静な状況把握と事実確認: パニックにならず、まずは手元にある情報と、さらに収集すべき情報を明確にします。根拠に基づいた判断が不可欠です。
-
原因究明と根本解決の視点: 目先の削減だけでなく、なぜ超過したのかという原因を深く掘り下げ、今後の再発防止策まで視野に入れた提案ができると、より高く評価されます。
-
関係者への適切なコミュニケーション: 問題の共有、情報収集のための協力依頼、対策実施の指示など、必要なステークホルダーとタイムリーにコミュニケーションを取ることが重要です。
-
短期と長期のバランス: 緊急の削減策と並行して、中長期的なコスト構造の見直しや効率化の視点を持つことで、戦略的思考力をアピールできます。
-
リーダーシップと当事者意識: 上司が不在であっても、自らが責任者として問題をリードし、解決に向けて具体的な行動を起こす姿勢が求められます。責任転嫁や判断の先送りは最も避けたい行動です。
-
チームの巻き込みと育成: 一方的に指示するだけでなく、メンバーに問題意識を持たせ、解決策を共に考えることで、チーム全体の能力向上にも繋がります。
