あなたはソラリス電機株式会社 営業本部 営業第3課長、「大西 太郎」です。
現在は会計年度第3四半期の最終週。来週には四半期決算が締められ、本社への報告が控えています。
あなたの課は、これまでの実績で常に高い営業成績を収めていますが、昨年度から経費削減が全社的な課題として挙げられています。
本日午前、営業本部長から緊急のメールが届きました。このメールへの対応を含め、制限時間3分以内で、あなたが取るべき最善の行動を判断し、以下の選択肢から一つ選んでください。
宛先: 大西 太郎 <t.ohnishi@solaris-elec.jp>
日時: 20XX年3月25日（月） 10:30
件名: 【緊急】第3課 予算執行状況について（赤字警告）
大西課長、
田中です。
本日午前中に経理部から第3四半期の各部署予算執行状況の速報値が上がってきました。残念ながら、あなたの第3課は現時点で既に予算の95%を消化しており、残り1週間で予算超過がほぼ確実な状況となっています。
特に出張交通費と会議費が前月比で大幅に増加しています。これまでの実績を考えれば、予備費で賄う範囲を超える可能性が高いです。
全社的な経費削減目標を鑑みると、この状況は非常に問題です。来週の締めまでに、具体的な予算削減策と、なぜこのような状況に至ったのかの分析、そして今後の改善計画をまとめ、明日の17時までに私に報告してください。
迅速な対応を期待しています。
田中 健一
営業本部長
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正解：C
選択肢Cがベストです。
選択肢Cがベストです。
この状況で管理職に求められるのは、迅速な状況把握、関係者への適切なコミュニケーション、そして具体的な行動計画の策定です。選択肢Cはこれらの要素をバランス良く含んでいます。
- 情報収集と原因分析: 自身で速報値と過去データを照らし合わせ、超過要因の仮説を立てることで、効率的に問題の根源に迫ることができます。関係課員へのヒアリングは、実態に即した情報を得る上で不可欠です。
- 上司への報告と連携: 「明日17時までに報告」という本部長からの指示に対し、まずは「状況確認中であり、期日までに報告する」旨を伝えることで、上司への安心感を与え、信頼関係を維持できます。これは管理職としての基本的な報連相の原則です。
- 具体的な行動計画: 状況把握と並行して、削減策と改善計画の立案を進めることで、タイムリミット内に間に合わせる現実的なアプローチです。課員への一方的な通達ではなく、ヒアリングを通じて協力を促すことで、チーム全体のモチベーション維持にも繋がります。
選択肢Aが不適切である理由: 一方的な禁止命令は、状況を十分に把握せずに行うため、課員の士気を低下させたり、業務に支障をきたす可能性があります。また、根本原因の解決には繋がりません。
選択肢Bが不適切である理由: 緊急性の高い案件を若手社員に丸投げし、その結果を待つだけでは、本部長への報告期日を過ぎてしまうリスクがあります。課長として自ら率先して状況を把握し、指示を出すべき事案です。
重要度：高 ／ 緊急度：高
この案件は「重要度：高」「緊急度：高」のマトリクスに位置づけられます。
重要度が高い理由は、予算超過が部署の業績評価に直結し、全社的な経費削減目標に反するため、組織全体の信頼性にも影響を及ぼすからです。また、今後の予算配分にも影響する可能性があります。
緊急度が高い理由は、四半期末の最終週というタイミングで、本部長から「明日17時までに報告」という具体的な期日が設定されているため、迅速な対応が不可欠だからです。
したがって、管理職として最優先で着手し、短期的に問題を解決するアプローチが求められます。
インバスケット試験で予算超過やコスト削減に関する案件が出た場合、以下の点が評価のポイントとなります。
- 情報の迅速な収集と分析: 問題の根源を特定するためのデータ分析能力が問われます。表面的な現象だけでなく、なぜそうなったのかを深掘りしようとする姿勢が重要です。
- 上司への適切な報連相: 期日までに進捗を報告するなど、上司の期待値マネジメントができるか。悪いニュースほど早く伝える、という原則も重要です。
- チームへの巻き込みと調整: 一方的な指示ではなく、関係者から情報を引き出し、協力を仰ぐことで、実効性のある対策を打てるか。チームのモチベーションを維持しながら目標達成を目指す視点も重要です。
- 短期的な解決策と中長期的な改善策の提示: 目先の超過を抑えるだけでなく、今後同じ問題が起きないための仕組み作りや計画を提示できると、より高い評価に繋がります。
- 論理的思考力と決断力: 限られた情報と時間の中で、最も合理的で効果的な行動を判断し、実行に移す力。
今回の問題は難易度1でしたが、管理職として基本的な対応力を試す良問です。日頃から「もし自分がこの立場だったらどうするか？」と考える習慣が、本番でのパフォーマンスを高めます。
