あなたは、架空の総合サービス企業「アバンテ・ソリューションズ株式会社」の営業部 第一営業課長です。
日々の業務に追われる中、四半期末が近づき、部門の予算状況について経理部から定期的な連絡が入る時期になりました。あなたの第一営業課は、新規顧客開拓キャンペーンの実施や、予期せぬ備品破損など、いくつかの突発的な出費が重なったため、現状で月間約15万円の予算超過が見込まれています。
部門全体の業績は堅調なものの、課として予算管理を徹底することは、管理職としての重要な責務です。あなたは今、デスクに戻り、メールを確認したところ、経理部長からの緊急メールが届いていることに気づきました。
制限時間：3分
この状況で、あなたならどのような行動を取りますか？
差出人: 経理部 部長 田中 健一
宛先: 営業部 各課長
日時: 20XX年10月25日 10:30
件名: 【重要】部門予算状況に関する緊急連絡と対応依頼（Q3最終調整）
営業部 各課長各位
いつも予算管理にご尽力いただき、誠にありがとうございます。経理部の田中です。
第三四半期末の予算状況について緊急でご連絡いたします。
現時点での各部門の予算執行状況を確認したところ、いくつかの部門（営業部も含む）において、当初予算をやや超過する見込みであることが判明いたしました。特に、営業部第一営業課については、現行ペースでは第三四半期末までに約15万円程度の予算超過となる可能性が高い状況です。
つきましては、大変恐縮ですが、早急に課内での予算見直しを実施し、可能な限りのコスト削減策を検討・実行していただきたく存じます。
特に以下の項目について、重点的に見直しをお願いいたします。
- 消耗品費： 不急の購入は控える、共有備品の効率的な使用など
- 交通費： 出張計画の見直し、オンライン会議の活用促進など
- 接待交際費： 必要最低限に抑制、費用対効果の厳格な判断など
恐れ入りますが、今週中（10月27日 金曜日）までに、貴課での対応方針と具体的な削減目標を、経理部 田中までメールにてご報告いただけますでしょうか。
全社的な利益目標達成のため、皆様のご協力をお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
—
経理部 部長 田中 健一
アバンテ・ソリューションズ株式会社
内線: 301
メール: tanaka.k@avantesol.jp
回答と解説を見る
正解：C
選択肢Cがベストです。
選択肢Cがベストです。
【選択肢Cが優れている理由】
- 透明性とチームエンゲージメント： 課全員に状況を共有し、課題をオープンにすることで、メンバー自身の問題意識を高め、当事者意識を持たせることができます。一方的な指示ではなく、アイデアを募ることで、より実効性の高い削減策が見つかる可能性が高まります。
- リーダーシップとアカウンタビリティ： 課長として状況を把握し、自ら率先して問題解決に取り組む姿勢を示しています。また、期限内に経理部に報告する計画を立てている点で、アカウンタビリティ（説明責任）も果たしています。
- 短期的な対応と長期的な意識付け： 目の前の15万円の超過を削減するだけでなく、「無駄をなくす」という意識を課全体に浸透させることで、今後の予算管理の質向上にも繋がります。
【他の選択肢が劣る理由】
- 選択肢A： 一方的な指示はメンバーの士気を低下させる可能性があります。また、具体的な削減策が網羅的でなく、本当に効果的なのか不明確です。経理部への報告も「一方的な通知」であり、協力体制が不十分と見なされる恐れがあります。
- 選択肢B： 個別ヒアリングも有効な手段の一つですが、難易度1の状況において、緊急性がやや高い予算超過問題に対し、全課を巻き込む「最適解」とは言えません。時間がかかり、意思決定が遅れる可能性があります。また、中間報告で「来週頭」とするのは、経理部からの「今週中」という期限に対してやや遅く、対応の遅延と捉えられかねません。
重要度：高 ／ 緊急度：高
この案件は「重要度：高」「緊急度：高」に位置づけられます。
- 重要度が高い理由：
- 予算管理は、企業経営の根幹をなす活動であり、管理職の最も基本的な責務の一つです。予算超過は、短期的な利益圧迫だけでなく、長期的な経営計画にも影響を及ぼす可能性があります。
- 課の予算管理能力は、課長自身の評価だけでなく、部門全体の信頼性にも関わります。
- 緊急度が高い理由：
- 経理部からのメールには「緊急連絡」「早急に」「今週中」といった表現が使われており、四半期末という期限が迫っていることが示唆されています。
- この種の連絡は、迅速かつ具体的な対応が求められます。期限を過ぎてからの対応は、上層部からの信頼を損ねる可能性があります。
そのため、この案件は直ちに、かつ優先的に対応すべき課題と判断されます。
管理職として予算超過やコスト削減の案件に直面した際、特にアセスメント試験では、以下の点が評価されやすい行動原則となります。
- 迅速な状況把握と情報共有： まずは正確な状況（予算超過額、原因、期限など）を把握し、関係者（上司、部下、経理部など）に速やかに共有することで、問題の透明性を高め、早期解決に向けた体制を築きます。
- チームを巻き込むリーダーシップ： 一方的な指示ではなく、メンバーからアイデアを募り、当事者意識を持たせることで、実行可能な削減策を見つけやすくなります。また、メンバーのモチベーション維持にも繋がります。
- 原因分析と再発防止の視点： なぜ予算超過が起きたのか（今回は突発的な出費とあるが、恒常的なものがないか等）を短期的な削減と並行して考察する姿勢は、長期的な組織運営の観点から高く評価されます。
- 数値に基づいた具体的な行動計画： 「なんとなく削減」ではなく、「〇〇費を〇〇円削減する」といった具体的な目標設定と、そのための行動計画を立てることが重要です。
- ステークホルダーへの適切な報告と調整： 経理部からの依頼に対して、期限内に状況報告や中間報告を行うなど、関係部署との連携を密にすることで、信頼関係を構築し、今後の業務を円滑に進めることができます。
難易度1の問題では、これらの基本的な管理職としての対応力を試す意図があります。焦らず、冷静に、しかし迅速に、最も効果的で組織全体に良い影響を与える選択肢を選びましょう。
